メディアにとりあげられる新卒説明会の作り方!

JUGEMテーマ:日記・一般

 

GMOペパボは毎年ちょっと普通と違う説明会を行っております。
今回は「ヒーローショー」をコンセプトにした説明会を実施したので、その舞台裏を説明してみようと思います。

 

ではやってみたことをざっくり書き記します。

 

今回行ったことや決めたこと

  •  会場の選定と予約
  •  実施コンセプト決め
  •  演出決め&台本作成
  •  作曲依頼
  •  レコーディング
  •  アクションの稽古
  •  衣装準備
  •  登壇者の選定
  •  運営関係者の選定
  •  実施コンテンツ決め
  •  制作物、来場者への配布物の作成
  •  装飾準備
  •  リハーサル
  •  動画配信準備
  •  会場設営
  •  ハイタッチ会
  •  打ち上げ
  •  本番後の振り返り会
  •  報告資料の作成
  •  来年に向けてのタスクリストの作成
  •  西谷虎の巻の作成

 

 

 

私がプロジェクトリーダーになった経緯

 

経緯としては立候補しました。

 

今までは人事部が取り仕切っていたのですが、昨年の4月に新しく社長直轄部署として出来た採用のみを行う「リクルーティングチーム」発足により今回の説明会の担当が「リクルーティングチーム」となりました。

 

ちょうど映画「シン・ゴジラ」を観た直後でした。非常に凝った作品だと個人的に思い、時間と労力をしっかりかければ良いものが出来る!そのチャンスがあるなら挑戦しよう!と奮い立ちました。

 

前任の方が非常に優秀で仕事も丁寧で、気が利いて、という方でその方でも苦労していたのを見ていたので、絶対大変だというのは分かっていたのですが、案の定めちゃめちゃ大変でした。

 

 

まず取りかかったこと

 

イベントを実施する場所を確保しなければなりません。

毎年オフィス近くの施設を予約しており、今回もその場所にする方向性でした。

 

例年半年くらい前に会場を予約していたということで、それより少し早めに動いておこうと空き状況を確認したら全然空いていませんでした。

 

慌ててかろうじて空いている日程で会場を予約し、まずは一安心。

採用と同じで毎年予約は早まっているとのことでした。

こうして4月12日大和田 さくらホールにて実施が決まりました。

 

実施コンセプトを決める

 

やはり肝は説明会のコンセプトを決めることです。

 

過去は宝塚、歌舞伎、ビジュアル系とどれもインパクトがあるものでした。

特に前年のビジュアル系はネット上でも話題になり、今年は何をやるかが非常に重要でした。目指せ昨年超え。

 

どうやって決めたか

 

前任者含め、過去の説明会を知っている人事メンバーを中心にアイデア豊富な方や、説明会に出演依頼をしたいと考えていた役員の方などをアサインし、ブレストMTGを何度も実施しました。

 

考えたことや気を付けた点は以下です。

  • ビジュアルにインパクトがある
  • 「あ、○○だ!」と言いやすい
  • メディアの方が取り上げやすい
  • 肖像権に触れない
  • ペパボらしさが出せるか

 

色々な案が出た中で、最終的に「戦隊もの」が選ばれました。

そして通常であれば社長がヒーロー側でレッド役となりそうですが、我々はあえて社長を敵役にアサインしました。

 

すぐにコンセプト案を社長のケンタロさんにプレゼンしたところ一発OK。

この段階で12月中旬。刻一刻と時間は経っていきます。

 

 

演出決め&台本作成

来て頂く学生さんに楽しんで頂くためのストーリーやセリフ含めた演出を考えます。

プロのご意見を頂きながら「あーでもない、こーでもない」言いながら決めていきました。

 

アクションの稽古やリハーサルを重ねることで、やはり「ここはこうしよう」という変更も出てきますので、最終的に台本が完成したので、前日でした。

 

 

 

主題歌含め曲を作っていく

 

ペパボの普通とはちょっと違う説明会は当日LIVE配信を行い、後日に動画を公開いたします。そのため、既存の楽曲を使うことで著作権の関係で、音源配信出来なくなってしまうため衣装のみならず、曲自体も作曲してしまいます。

 

もちろん内製なので、以前プロとして活動していたパートナーがかなりの時間と労力を費やし、ものすごいクオリティのものが出来上がりました。

 

今回は過去最多、6曲の作品が生み出されました。

聴きすぎて未だに頭の中で再生されます(笑)

 

曲はこちらから聞くことが出来ます。

 

 

レコーディング

 

曲と演出やセリフがある程度決まったところで、レコーディングをします。

しっかりスタジオを借りて、曲に合わせてアクションの声やセリフを吹き込んでいきます。マスクをしながらアクションをして、かつセリフも言うのは厳しいという判断からでした。みなさんノリノリでやってくれ、かなりスムーズにレコーディングは終わりました。

 

特に社長のケンタロさんは一発目からばっちり悪役の声を仕上げてきており、さすがの一言です。

 

分かる人には分かりますが、私が実はヒーローのレッド役の声をやっておりました。(誰にも気づかれませんでしたが)

やっぱりレコーディングってテンション上がりますよね。

 

 

 

衣装を準備していく

 

元々このコンセプトが決まったタイミングで、衣装は内製しようと決まっていました。常日頃、社長のケンタロさんが「アウトプットするのであればクオリティが高いものでないといけない」とおっしゃっているので、そのハードルを超えなければいけません。

 

衣装作成に関してもコスプレが好きなパートナーがいて、自身で衣装も作っている方がいました。その方に製作をお願いいたしました。

 

デザインイメージのざっくりしたものはあったので、工数は3か月と想定。

結果、私の段取り不足で直前まで追い込まないといけなくなってしまいましたが、無事に本番には間に合いました。

 

同様にヒーロー側の衣装もすったもんだありながら直前まで対応して仕上げます。

 

デザインを起こしてからの完成までの一連の流れをほんの一部ですが、公開します!

 

 

 

 

 

登壇者の選定

 

今回のオープニングは10分間。

 

前回ビジュアル系はオープニング&エンディングは5分ほどでしたので、倍の時間を割きました。

基本はオープニング後の職種説明において

  • エンジニア
  • デザイナー
  • 総合職
  • カスタマーサービス

 

の説明をして頂く方から選定し、ヒーローの衣装が似合うシルエットの方という形でアサインを行いました。

 

 

コンテンツ決め

 

コンセプトとオープニングの登壇者等が決まったため、次は他にどういうコンテンツを実施するかを決めていきます。

オープニングで「もっとおもしろくできる」という企業理念を社長含め体現しておりますが、説明会の趣旨は当然ペパボという会社を知って頂くということ。

 

ただおもしろいことをするだけではなく

 

  • しっかりこういうことを考えている
  • 大事にしていること
  • こんな事業を行っている
  • 働いているパートナーはこういう人達がいる

 

このようなことを知って頂くために大事なところは真面目にお伝えします。

 

派手な衣装の外見とは裏腹に話している内容は真面目というギャップもご参加頂く学生の方からのアンケート結果では好評を頂いております。

 

3月から通常の説明会は実施しており、そこでも参加して頂いた学生の方からのアンケートもとっており、可能な限りどういったことが知りたいかというお声も反映させたいと考えました。

 

ただ全てを網羅することはなかなか時間の制約もあり、難しいのも正直なところです。

この部分に関してチーム内はもちろん、社長含め何度も意見を交わし、固めていきました。

 

 

その結果

  • オープニング
  • 社長による会社概要説明
  • 各職種説明
  • 新卒入社パートナーによるトークセッション
  • 出口で登壇者達とハイタッチ(ヒーローショーですからね!)

 

というコンテンツとなりました。

 

 

運営パートナーの選定

 

今回のような調整や準備が多いイベントにおいて、ご協力頂く運営側の人材選定は非常に重要になります。

 

過去の経験上、必ず予期せぬことが起きたり、直前での変更が発生するなど、いくら事前に準備しておいても、直前まで動かないといけなくなることは避けられないと最初から予測していました。

 

そのため、運営にご協力頂く方は比較的私が日頃からコミュニケーションを密に取っていて、多少の無理でも聞いてくれる方、丁寧に仕事を対応してくれお任せ出来る方をアサインいたしました。

 

皆様、快く承諾頂けたのですが、案の定かなりのご負担をかけてしまうことになります。それと同時に結果的に選定は間違っていなかったと安堵することになります。

VIVA仲間。

 

 

制作物や来場者配布物、装飾品等の準備

 

説明会のコンセプトが決まったことで、受付周りの装飾をどうするか、来場者へどのようなものをお渡しして喜んで頂くかを考えました。

 

戦隊ものということで、まずは「ペパレンジャー」と名付け、そのロゴを作成することからはじめ、そのロゴをもとに展開していく流れとなりました。

 

 

ロゴから作成からの展開のこのような形です。

かなりここはタイトになってしまい、多くの方にご協力頂きました。

 

ロゴ作成→スタッフTシャツの作成→ぺパレンジャーステッカーの制作→来場者チラシの制作→フォトスペース用看板の制作→発表スライドデザインの作成

 

 

 

ぺパレンジャーステッカー!    

 

 来場者へのチラシ!

 

 

フォトスポットを設けました!結構撮影して頂いてました

 

 

  • 制作物ほど早めに動いておいた方が良いものはない
  • 外部に印刷発注して納品するまで何が起こるか分からない

 

アクションの稽古&リハーサル

 

今回しっかりしたアクションを取り入れていましたが、社長含め役職者の方はやはり忙しいため、アクションの稽古を1回(3時間)で全て動きは覚えて頂き、練習動画を用意し、基本は自己練習でした。

 

そして直前のリハーサルで全部を叩きこむというものでしたが、そこは意識の高い皆様、リハーサルまでに完璧に仕上げてきて頂いておりました。

 

  • アクションの稽古は1回だけ
  • リハーサルまでは個人練習、リハーサルで一気に仕上げる

 

当日を迎える前に

 

登壇者の方々がアクションと職種説明時の発表資料をしっかり仕上げて頂いたので、こちらも万全の準備をしなければなりません。

 

  • 必要備品の準備
  • 楽屋手配
  • 台本含め印刷物の準備
  • トランシーバーの手配
  • 動画配信用の回線手配
  • 協力会社様のお弁当手配
  • 発表資料の事前確認
  • 社内への告知
  • 参加学生さんへのリマインド
  • 受付のためのPeatix手配

数え上げればキリがないですが、いくら準備しても心配事は尽きません。

それを何とか1個ずつ潰しこんでいきます。

ここでも直前の1週間は上司はじめチームメンバーに毎日遅くまでお付き合い頂きました。

 

 

そして当日を迎える

 

ここから当日の様子をダイジェストでお届けいたします。

 

ケンタロマグマ登場!


 

ぺパレンジャー登場!格好良い!

 

必殺技炸裂!


 

敗れたケンタロマグマがまさかの社長に就任!ミュージカルのようです。

 

会社概要の説明をいたします


 

職種説明(エンジニア)CTOのあんちぽちゃん

 

職種説明(デザイナー)シニアデザイナーの咲ちゃん


 

職種説明(総合職)星常務取締役


 

職種説明(カスタマーサポート職)うーたん、彼がすべての作曲を行いました。感謝!

 


 

新卒パートナートークの一幕。フレッシュですね!


 

最後はハイタッチ会でお見送り!好評でした!ぺパレンジャーとケンタロマグマの腕が

パンパンになったとかなっていないとか。

 


振り返りMTGの実施


次回以降、より良いものにするために皆様の意見を聞き、改善案を固めます。

MTGの進め方に関しましては"KPT"法を導入しました。

 

Keep/Problem/Tryを使い、

 

「Keep=良かったこと」

「Problem=悪かったこと」

「Try=次に試すこと」

3つのフレームワークで考える方法です。

 

今回関係者の方々と全て振り返りを行い、様々な意見を頂き、形に残し来年に繋げます。

 

  • 新卒7期生
  • 受付誘導周り
  • 新卒パートナートーク
  • 映像配信
  • オープニング、職種説明
  • 写真撮影
  • 衣装周り
  • 作曲

 

 

報告資料の作成

 

しっかり結果はどうだったのをまとめたものを資料にまとめ、関係者の皆様にもご報告しました。懸念されていた集客も最終的に前年比+40.5%と大幅に伸ばすこともできました。

また多くの学生さんが選考に進んで頂けたことも良かったです。

 

 

 

あとがき

 

今回かなり時間をかけて担当させてもらったので、本番が始まってからは祈るような気持ちでした。

特にオープニングは自分が登場する方が緊張しないのではないかというくらい緊張しました。

 

私の感情がピークに達したのは、一番最初にぺパレンジャーが5名登場してポーズを決める時でした。

 

なんということでしょう。ぺパレンジャーが登場した時に会場から歓声が上がったのです。

確かに恰好良く登場なのですが、その歓声を聞いた時に私は舞台袖で一筋の涙を流したことは内緒の話です。

 

野球のイチロー選手が先日メジャーで3000本安打を打ち、祝福された後にベンチに戻りひっそりと涙を流しました。まさにそのようなイメージです。むしろあの時の私はイチロー選手でした。

 

 

 

多くの方にご協力頂きました。

 

登壇者・出演者の方はもちろん、制作物のデザインをしてくれたデザイナーさん、衣装を作ってくれたデザイナーさんに秘書さんに私の上司、曲を作ってくれたマネージャーさんに同じ部署の方々やチームメンバーと上げればキリがないですが、本当に有り難かったです。

 

この場をお借りしてお礼申し上げます。

 

最後にペパボのバックオフィス、管理部門では毎月パートナーの1名を表彰する「ぺぱかん賞」があります。有難いことに、2017年4月度は今回の説明会を担当した私が頂くことが出来ました。

 

直前までは食欲もなくなり、見事に自然と5キロのダイエットに成功しました。

 

​多くの方に支えられたこの説明会が毎年注目度も上がり、担当する人間がどんどん大変になりますが、このハードルを乗り越え続けていくことを切に願います。